Электронный архив документов | sX-Space.Archive — универсальная система электронного хранения документов, которая позволяет автоматизировать наиболее критические функции архивной деятельности, гарантирует безопасное, контролируемое и управляемое хранение, поиск и пользование различными видами документов. Система обеспечивает управление жизненным циклом документа с момента поступления до окончания срока хранения в соответствии с утвержденными правилами организации.
Внедрение Электронного архива документов | sX-Space.Archive обеспечит структурированное хранение документов в электронном виде, минимизирует затраты на поддержку бумажного архива, сделает невозможными риски потери, порчи документов и повысит эффективность работы с документооборотом в целом.
Функциональные возможности:
- Регистрация документов
- Поиск дел, томов, документов, включая полнотекстовый поиск (по содержанию документов)
- Автоматическое преобразование документов в PDF/A - формат
- Сканирование бумажных документов, печать бар-кодов, импорт в архив электронных документов, включая документы с цифровой подписью
- Поддержка импорта и экспорта электронного документа в ASiC - формат, что соответствует требованиям ЕС
- Аудит операций, формирование и согласование актов на уничтожение, передача дел в подразделения
- Формирование акта приема-передачи
- Карточки дел, томов, документов, печатные формы карточек
- Конструктор нумерации дел
- Переформирование дел, закрытие дел, работа с делами, ведение переходящих дел
- Формирование и согласование описаний
- Конструктор дел согласно структуре и утвержденным положенимя архивного хранения, формирование сведенной номенклатуры дел, дел структурных подразделений
- Формирование на основе номенклатуры предыдущих лет, согласование номенклатуры дел
- Формирование печатной формы номенклатуры дел
- Поддержка бумажного архива, топологии физического места хранения документов
- Автоматизированные процессы выдачи и возврата дел/томов/документов
- Поддержка передачи документов для хранения во внешние хранилища/аутсорсинговое хранение
- Книга учета поступлений и выбытия документов
- Статистический отчет в разрезе подразделений, номенклатуры дел, дополнительная настройка отчетов, возможность подключения дизайнера отчетов
- Загрузка групповой/ролевой модели с внешних систем, поддержка КЭП
- Конфигурирование матрицы прав доступа в разрезе оргструктуры, ролей, номенклатуры дел
- Поддержка электронной цифровой подписи (ЭЦП) и квалифицированной Цифровой подписи (КЭП)
Преимущества системы:
Связаться с нами